Agile Praxis - warum Retrospektiven nicht immer gleich sind

agile by nature?

Das agile Mindset ist Gründungsmythos bei neuland und - für diejenigen, die schon länger im Unternehmen sind - das selbstverständliche Prozessmodell inklusive des dazugehörigen Wertekanons. Das ist erstmal eine schöne Welt für agile Überzeugungstäter. Gleichzeitig merken wir, dass Wert und Gehalt unserer Prozesse immer wieder erarbeitet werden müssen. Kollegen, die in der Wasserfall-Welt agile Mindsets entwickeln und verteidigen, sind schon allein dadurch zur genauen und spitzen Argumentation gezwungen. In einem Unternehmen, dass "agile by nature" zu sein meint, fehlt dieser Reiz. Unter anderem um Beliebigkeit zu vermeiden und über die Teamzufälligkeit hinaus agile Prozesse zu entwickeln, existiert bei neuland die Gilde der agilen Coaches.

Kerngeschäft: Retrospektiven

Agiles Tun ist bei neuland normal. In unseren Teams wird agile Softwareentwicklung gelebt - in je unterschiedlicher Ausprägung und Intensität. Die Gilde tauscht sich zu diesen Themen über Teamgrenzen hinweg aus. So wie es andere Gewerke bei neuland auch tun. Ohne das wir es bewusst forciert hätten, hat sich die Durchführung von Retrospektiven in den neuland Teams mit und ohne Beteiligung der Kunden zur Aktivität entwickelt, mit der agile Coaches bei neuland sichtbar werden. Für dieses Produkt gab und gibt es einen internen Markt. Ob das mehr daran liegt, dass die Moderation von Retrospektiven durch Teammitglieder hohe Anforderungen an das Rollenverständnis und die Fähigkeit zum Abstand stellen oder es schlicht um Zeit und Organisationsprobleme potenzieller Moderatoren aus dem jeweiligen Team geht, ist erstmal egal. Vielleicht fehlen bei teaminternen Moderatoren, die ja oft Key-Player der jeweiligen Teams sind - deren Beiträge in der Diskussion - unabhängig ob es Projektleitende, Kundenverantwortliche, technische Projektleitende oder andere meinungsstarke Charaktere sind.

Von der Vielfalt und der Evolution

"Noch 'ne neue Technik zur Gesprächseröffnung ..."

Die Durchführung von Heartbeat-Retrospektiven und thematischen Veranstaltungen in anderen Teams ist inzwischen vielgeübte Praxis. Auf dem Weg dahin wurden in der Gilde Erfahrungen ausgetauscht und Instrumente erprobt: "Was hast Du gemacht, um ...?", "Wie hat xy funktioniert ...?" und "Was meint Ihr zu ...?". Diese Fragen füllen alle 14 Tage einen Teil der 1 bis 1,5 Stunden Gildentreffen - schön und produktiv. Dann wieder raus und ausprobieren. Das Ergebnis macht Freude: Wir haben mehr Werkzeuge, wir können unserer Moderatorenrolle besser gerecht werden, wir verfügen über Methoden, um Kommunikationsprozesse zu organisieren und "Vielsprecher" zu domestizieren, wir fassen Ergebnisse zusammen und sammeln Feedback ein. Kurze Zeitfenster für die Vorbereitung oder Durchführung einer Retro schrecken uns nicht mehr. Themensammlungen, Priorisierungen und Abstimmungen können wir unterschiedlich organisieren. Die Feedbackdimension als Bestandteil der Moderationstechniken (und Haltung zu verstehen), hat viele von uns persönlich weiter gebracht.

"Sag mal, so unter uns: Kannst Du das auch einfacher?"

'Glück macht blöd', könnte man sagen, denn bei konstant positiven Feedbackwerten treffen uns in der letzten Zeit verschiedene kleine seismische Wellen, die sich auch in Zitaten wie oben ausdrücken. Unser Produkt ist immer vielfältiger und jeder von uns hat Spaß daran neues zu erproben. Ob für unsere Kunden das Trommelfeuer von neuen Dingen immer mit entsprechendem Gebrauchswert versehen ist, könnte eine Frage sein. Auf jeden Falls ein Anlass, die Perspektive zu überprüfen.

"Liefer, was gebraucht wird ...!"

In der aktuellen Diskussion um unser Selbstverständnis als agile Coaches scheint mir die zentrale Aussage:

Teams brauchen unterschiedliche Retrospektiven in unterschiedlichen Phasen ihres Tuns. Diesen Bedarf müssen agile Coaches erkennen und bedienen.

• Projektstress = Kaizen
  Meine aktuellen Retrospektiven finden fast immer in Teams statt, deren aktuelle Arbeit von starkem Projektstress gekennzeichnet ist. Zeitplan und Featureset passen nicht zusammen und notwendige Randbedingungen sind nicht erfüllt. Der Zug rauscht mit hoher Geschwindigkeit über die Schienen und aussteigen, abspringen oder eine Notbremse sind keine Option, weder für die Passagiere und erst recht nicht für das Zugpersonal. Ich erlebe den Einstieg über den Kaizen-Gedanken und hier insbesondere die Vermeidung von Verschwendung als sinnvollen Zugang. Die Teams nutzen dieses Angebot gerne und mit - so meine ich - hohem Erfolg. Unsere Kunden können mit dem optimalen Einsatz vorhandener Mittel etwas anfangen. Fingerpointing und Blaming sind die Ausnahme. Allein die Sammlung von Retrospektiven-Stichworten anhand der Frage nach aktuell unnützer Arbeit, der Überforderung von Menschen und Technik und unklaren Prozessen, liefert klare Analysen und hift konkrete Maßnahmen zu verabreden.

• Laufender Betrieb = Kaizen
  Ähnlich sinnvoll ist die klassische Kaizen-Perspektive in Retrospektiven für stabile Teams, die laufende, reife Projekte bearbeiten und bei denen die Produktpflege im Vordergrund steht. Hier sind die Teams wirklich auf dem Shopfloor präsent und sachverständig, um Produktivität zu optimieren und die Rate allfälliger Verschwendungen zu verringern.

• Produktpflege = Kaizen oder Kaikaku
  In Teams, die sich mit der Weiterentwicklung von Produkten beschäftigen, sind Formate und Techniken, die Kaikaku, also 'größer angelegte Verbesserungen' in den Vordergrund rücken und das Team dafür sensibel machen, sinnvoll. Kaizen und Kaikaku im gleichen Format verwirren meiner Erfahrung nach. Kaikaku fordert Freiraum und Abstand vom aktuellen Tun. Kaizen dagegen gerade das Heranrücken an die aktuellen Prozesse. Welche Ebene wichtig ist und dem Team hilft eigene Entscheidungen zu treffen, ist Thema der Vorbereitung. Die Entscheidung für eine der beiden Dimensionen und eine getrennte Veranstaltung für die zweite ist m. E. besser als beide Zugänge in einem Format zu versuchen.

• Planung und Ausblick = Kaikaku oder Disruption
  Große Retrospektiven, die oft in Verbindung mit Planungen für die kommenden 6 - 12 Monaten verbunden sind oder in Start- und Setupphasen neuer Projekte stattfinden, bedient man m. E. gut mit Formaten und Werkzeugen, die dem Team Gelegenheit zum (auch erneuten) "storming, forming, norming, performing" geben. In der anschließenden Planung hilft diese geistige Öffnung der Strukturen, um Methoden in Wert zu setzen, die Horizonte öffnen, Big Pictures erzeugen oder Experimente ins Zentrum stellen.

Rauskriegen was gebraucht wird

Da die Formen und Ziele der Retrospektiven so unterschiedlich sind, wird die Vorbereitung immer wichtiger und stellt die Teamsituation in den Vordergrund. Zentrale Elemente sind dabei

• das Vorgespräch: "Wo steht ihr?"
  Vorgespräche führe ich nicht nur mit einem Kollegen. Ein Besuch beim Team, ein Gespräch in der Kaffeeküche, ein Blick aufs Bord oder eine Hospitation beim Stand up - eins davon sollte sein.

• die Erfahrung: "Zwischen den Zeilen?"
  Als agiler Coach bei neuland bin ich nicht nur kompetenter und freundlicher Host, sondern interpretierend und parteiisch unterwegs. Meine Erfahrungen als Mitglied in meinem Team und die sich daraus ergebende Haltung ist Teil des Angebots an das Team für das ich die Retrospektive durchführe. Das drückt sich aber nicht in einer unklaren Moderatorenrolle aus sondern bestimmt sich über die bewusste Auswahl des angebotenen Formats oder der eingesetzten Techniken - je nach Situation des Teams. Notabene: Das man dabei auch falsch liegen kann, versteht sich und gehört dazu.

• das Warm-up und der Werkzeugkasten: "Es kann ganz anders kommen als erwartet"
  Der Ort zur Überprüfung der eigenen Thesen zum Retrospektivenformat ist spätestens das Warmup. Hier mehrere Optionen parat zu haben und umschwenken zu können, kann über den Erfolg der Retrospektive entscheiden. Und wenn die Modifikation nicht klappt: ein neuer Termin ist allemal besser, als ein starres Festhalten am nicht mehr passenden Plan.

Ausblick für die agilen Coaches bei neuland

Was heißt das für unsere Gilde? Unsere Diskussionen werden nicht weniger und der Grad der Professionalisierung wird wohl steigen:

• Das Sammeln von Kompetenzen bleibt ...
• Die Werkzeugkästen werden sich erweitern ...
• Die Gilde wird auch zur Supervisionsrunde ...
• Die beruflichen Erfahrungen der Coaches werden immer wichtiger ...
• Vielleicht kommt es zu Profilbildungen entlang der Situationen der Teams, für die Retrospektivenformate angeboten werden ...
• Die Angebote der Retrospektive werden inhaltlich durch Planungsworkshops und die dort verwendeten Techniken zu ergänzen sein.

Ob das dann noch in der Gilde der agilen Coaches richtig verortet ist, neue Gruppen entstehen oder die Gilde sich umbenennt, werden wir sehen ... denn letztlich kommte es sowieso ganz anders, als wir es heute planen und es wird genau so gut sein.

to be continued ...