new pay bei neuland: Das erste Release des neuen Gehaltsmodells

Warum überhaupt ein neues Gehaltsmodell?

Mit der stetig wachsenden Anzahl an Mitarbeitenden bei neuland, wurde es vor über zehn Jahren notwendig, eine Möglichkeit zu schaffen, eine möglichst einheitliche Bewertung der Leistung von Mitarbeitenden vornehmen zu können. Es entstand ein Stufenmodell, das nach ein paar Jahren noch einmal etwas verfeinert und in Radienpapier umbenannt wurde. Dies wurde sowohl bei den jährlichen Mitarbeitenden- und Gehaltsgesprächen verwendet als auch bei der Einstellung und Gehaltsfindung von neuen Mitarbeitenden eingesetzt.

In 2018 kam bei einer Kulturmuster-Analyse heraus, dass die Kopplung von Weiterentwicklung und Gehaltsfindung die intrinsische Motivation untergräbt. Dem wollen wir mit dem neuen Gehaltsmodell entgegenwirken und klarer formulieren, für welche Kompetenzen oder Aufgaben Mitarbeitende entlohnt werden.

Was ist aus Sicht neulands wertschöpfendes Wirken und Engagement? Welche Möglichkeiten den Mitarbeitenden zur Verfügung stehen und was sie selbst dazu beitragen müssen, ist dann Teil eines Entwicklungskonzeptes, an dem parallel gearbeitet wird.

Zusätzlich zu der Kulturmuster-Analyse bedeuten die Gehaltsgespräche Frust oder haben entmutigt, was nicht ungewöhnlich ist, wenn es um das Gehalt geht. Das bisherige Modell war sehr stark auf die Gruppe der Software-Entwickelnden bei neuland zugeschnitten, alle anderen, die nicht als Entwickelnde arbeiten, mussten versuchen, es zu adaptieren - was bei einigen fast unmöglich war.

Letztendlich hat sich nach ein paar erfolglosen Anläufen eine Gruppe gefunden, die an der Entwicklung eines neuen Gehaltsmodells arbeitet. Damit die Entscheidungen dort getroffen werden können, wo das Wissen zu dem Thema vorhanden ist, hat die Gehaltsgruppe ein Mandat dazu von der Geschäftsleitung erhalten.

Das Beste am neuen Gehaltsmodell

Wir arbeiten mit einem Automatismus. Grundlage dafür ist die Annahme, dass sich alle Mitarbeitenden jedes Jahr in ihrer Profession weiterentwickeln. Insbesondere in den ersten Berufsjahren ist der Entwicklungsweg bei neuland vorgezeichnet und wir als Organisation tragen die Verantwortung, ein entsprechendes Umfeld zu schaffen. So finden nach einer bestimmten Zeit automatische Profilwechsel statt, ohne dass ein Gespräch erforderlich ist. Macht ein*e Mitarbeiter*in eine schnelle Entwicklung, so kann ein Profilwechsel auch schon vor Einsetzen des Automatismus vorgenommen werden.

Sicherheit über die Gehaltsentwicklung. Wir haben uns Studien zu marktüblichen Gehältern angesehen und zusätzlich die Gehaltsentwicklung der letzten Jahre bei uns analysiert. Herausgekommen ist ein Modell, das verschiedene Möglichkeiten zur Anpassung des Gehalts bietet: neuland-weit für alle; bei Veränderung der marktüblichen Gehälter einer Profession; Entwicklung von Kompetenzen innerhalb einer Profession.
Im Modell selber arbeiten wir in jedem Profil mit einem Einstiegsgehalt, das mit dem marktüblichen Einstiegsgehalt der Profession mit dem beschriebenen Erfahrungsgrad abgeglichen wird. In den Profilen 1 und 2 gibt es eine festgelegte Gehaltsobergrenze, ab Profil 3 können sich die Gehälter in den Profilen überlappen, d.h. eine Person, die länger in Profil 3 ist, kann mehr verdienen als eine Person, die gerade in das Profil 4 gewechselt ist. Die Entwicklung des Gehalts innerhalb eines Profils wird über die Profilprogression abgebildet, die von Profil 3 zu Profil 6 ansteigt.

Rollentrennung. Damit sich jede*r in dem neuen Gehaltsmodell zurechtfinden kann, haben wir verschiedene Prozesse definiert: z. B. den schon beschriebenen Automatismus für einen Profilwechsel oder die Möglichkeiten, wie ein Profilwechsel angestoßen werden kann und wo er angestoßen wird, welchen Rahmen diese Gespräche haben und wer in welcher Funktion daran teilnimmt. Ein wichtiger Punkt ist, dass wir eine Rollentrennung vorgenommen haben. Für jede Profession gibt es einen Entscheider*innen Kreis. Mitglieder dieses Kreises müssen bestimmte Kriterien erfüllen. Für die Software-Entwickelnden müssen sie selber Software-Entwickelnde sein und mindestens dem Profil 4, 5 oder 6 angehören. Der Entscheider*innen Kreis informiert sich bei einem anstehenden Profilwechselgespräch über die Kompetenzen der Person, die gerne wechseln möchte, bewertet die gesammelten Informationen dann in ihrem Kreis und trifft letztendlich auch die Entscheidung über einen Profilwechsel. Bisher lag diese Aufgabe bei der Geschäftsführung und Geschäftsleitung, nun sollen diejenigen Entscheidungen treffen, die näher an der Person dran sind und deshalb die erbrachten Leistungen besser bewerten können. Zusätzlich gibt es noch die Rolle Prozessverantwortliche*r. In diesem Kreis sind unterschiedliche Professionen vertreten. Neben der Organisation der Profilwechselgespräche, fungieren sie als neutrale Zuhörer*in und sind Ansprechpartner*in für Fragen und Probleme und schauen, dass der Prozess einheitlich abläuft. Beide Rollen tauschen sich regelmäßig aus, werden perspektivisch die Weiterentwicklung des Gehaltsmodells übernehmen und machen einen Vorschlag zur Verteilung des jährlichen Gehaltsbudgets.

Was wollen wir erreichen?

Wir wollen möglichst wenig Gehaltsgespräche führen. Diejenigen, die nicht so gerne über ihr Gehalt verhandeln, sollen nicht schlechter gestellt sein, als diejenigen, die das gerne machen. Gehaltsgespräche sollen keine Personalentwicklungsgespräche mehr sein.

Aufbau des Gehaltsmodells für alle Professionen

Zu Beginn des Projekts haben wir die Werte benannt, die uns bei der Entwicklung des neuen Gehaltsmodells wichtig waren.

Herausgekommen sind die Werte: Einfachheit, Transparenz, Fairness, Aufwandsminimierung und Diversität, die bei der Beantwortung der folgenden Fragen berücksichtigt wurden:

• Wie setzt sich das Gehalt zusammen? (Komponenten)
• Welche Bewertungsmaßstäbe werden angelegt? (Kompetenzmatrix mit Profilen)
• Wie finden Profilwechsel zukünftig statt? (Prozess)
• Wer kümmert sich um das Thema Gehalt? (Kreise)
• Wie vergüten wir? (Zahlen)

Bei dem Wert “Einfachheit” müssen wir in der Gehaltsgruppe manchmal ein bisschen schmunzeln bzw. fragen wir uns, ob das, was wir hier geschaffen haben, wirklich auf diesen Wert einzahlt. Die Phase der Migration ist nicht einfach, aber das liegt auch an der Anzahl der Mitarbeitenden bei neuland. Zudem sind viele Dinge neu und müssen erst in das normale Tun übergehen. Aber auch wenn es auf den ersten Blick nach einem großen komplizierten Modell aussieht, gehen wir davon aus, dass es am Ende doch auch dem Wert “Einfachheit” entsprechen wird.

Gehaltskomponenten - Was vergüten wir?

Das Gehalt setzt sich zukünftig aus drei Komponenten zusammen, die jeweils einen bestimmten Anteil und unterschiedliche Relevanz für das Gesamtgehalt darstellen. Jede Komponente ermöglicht voneinander unabhängige Anpassungen innerhalb des Gehalts.

Basis-Komponente
Diese Komponente ermöglicht eine jährliche Gehaltserhöhung, die für alle neuländer*innen gleich hoch ist und die allgemeinen Kostenentwicklungen berücksichtigt.
In wirtschaftlich herausfordernden Zeiten hat die Anpassung der Basiskomponente stets Vorrang vor anderen Gehaltsentwicklungen. Die Gehaltsentwicklung aller steht dabei vor der Gehaltsentwicklung einzelner Personen oder Gruppen.

Professions-Komponente
Als Profession verstehen wir bei neuland: Administration, Software-Entwicklung, Projektleitung, PR, Vertrieb und Verwaltung. Zu einer Anpassung der Professions-Komponente kommt es, wenn sich die marktüblichen Einstiegsgehälter einer Profession ändern. Dies merken wir zum einen durch die Gehaltsvorstellung potenzieller neuer Kolleg*innen in Einstellungsgesprächen. Zum anderen ist alle zwei Jahre eine Überprüfung der Marktverhältnisse vorgesehen und ein Abgleich mit verfügbaren Marktdaten findet statt.

Profil-Komponente
Mit der Profil-Komponente werden berufsspezifische Fähigkeiten und Wertbeiträge für die Organisation vergütet. Hierzu werden die zuvor genannten Professionen jeweils in Profile ausdifferenziert, die entscheiden, wer mehr und wer weniger verdient. Für die größte Profession bei neuland, die Software-Entwickelnden, haben wir bereits eine Kompetenzmatrix entwickelt. Für die anderen Professionen steht die Konkretisierung noch aus.

Die Profile innerhalb der professionenspezifischen Kompetenzmatrix beinhalten individuelle Verantwortungsgrade. Je Profession gibt es eine festgelegte Anzahl von Profilen. Bei den Software-Entwickelnden sind dies:

Profil 1: Task (technische Aufgaben)
Profil 2: Story (fachliche Aufgaben)
Profil 3: System (alle Teamsysteme)
Profil 4: Domäne (gesamte Teamfachlichkeit)
Profil 5: Beratung (Kunde, neuland)
Profil 6: Weiterentwicklung neulands

Für jedes der Profile findet eine Anpassung der Profil-Komponente durch eine festgelegte jährliche "Progression" statt, die einer zunehmenden Berufserfahrung Rechnung trägt.

Kompetenzmatrix für Software-Entwickelnde

Für die Software-Entwickelnden wurde eine Kompetenzmatrix entwickelt. Sie liefert die Bewertungsmaßstäbe zur Verortung von Kolleg*innen in den Profilen 1 bis 6. Jedes Profil beinhaltet für sich Kriterien in den Bereichen Verantwortung, technische Expertise und Rolle. Es ist in den Bereichen (siehe farbliche Unterscheidung) immer mindestens einer der unterschiedlich farbigen Kästen zu erfüllen, um dem jeweiligen Profil zugeordnet zu werden. Wenn es Aufzählungen in einem Kasten gibt, dann müssen für einen Profilwechsel alle diese Punkte erfüllt werden.

Grundstruktur für Profilwechselprozess

Für die ersten beiden Profile wird es einen Automatismus geben, wobei kein Gespräch erforderlich ist, um von einem ins nächste Profil zu wechseln. neuland als Organisation und den einzelnen Teams obliegt die Verantwortung, den Rahmen für eine Weiterentwicklung zu schaffen. Aber ebenso müssen die Mitarbeitenden selbst dafür sorgen, dass sie sich stetig weiterentwickeln. Ab Profil 3 (System) sollen sie weitgehend selbständig arbeiten können und Verantwortung im Projekt übernehmen. Profil 1 ist für Personen direkt nach ihrer Ausbildung zum Einstieg in den Beruf vorgesehen. Nach einem Jahr wird in Profil 2 und nach weiteren drei Jahren gewechselt. Dabei wird immer davon ausgegangen, dass sich die betreffenden Kolleg*innen weiterentwickeln und im Profil 3 potenziell in der Lage sind, in jedem neuland-Team mit ihrem Wissen, ihren Fähigkeiten und Erfahrungen mitzuarbeiten.

Ab dem Profil 3 gibt es einen Profilwechselprozess, der auf verschiedenen Wegen initialisiert werden kann: Ein*e neuländer*in findet, dass sie*er in das nächste Profil wechseln könnte, weil die Kriterien dafür erfüllt werden, ein*e Kolleg*in oder Entscheider*in aus dem Kreis der jeweiligen Profession empfiehlt dies. Die Kontaktaufnahme findet immer über den Kreis der Prozessverantwortlichen statt, der sich um die Aufnahme des Wunsches zum Profilwechsel kümmert. Der*die neuländer*in wird mit Infos versorgt: neueste Kompetenzmatrix, Handbuch zum Gehaltsmodell, Zahlen, ggfs. letztes Gesprächsprotokoll. Die Prozessverantwortlichen organisieren ein Gespräch mit den Entscheider*innen, für das sie die relevanten Perspektiven einholen. In dem Gespräch aus neuländer*in, Entscheider*in, Prozessverantwortliche*r (plus wenn gewünscht Kolleg*in) wird darüber gesprochen, inwieweit die Kriterien der Kompetenzmatrix von dem*der neuländer*in mit Wechselwunsch erfüllt werden. Am Ende des Gesprächs wird von den Entscheider*innen entschieden, begründet und direkt kommuniziert, ob der Profilwechselwunsch akzeptiert oder abgelehnt wird. Beides wird dokumentiert (siehe Exkurs: Dokumentation mit dem Protokollhelfer “ayundantito”). Bei Ablehnung kann der*die neuländer*in frühestens nach sechs Monaten ein neues Profilwechselgespräch anfragen.

Exkurs: Dokumentation mit dem Protokollhelfer “ayundantito”

Um die Profilwechselgespräche für alle Beteiligten einheitlich dokumentieren zu können, haben wir ein kleines Tool, den Protokollhelfer “ayundantito” entwickelt. Während des Gesprächs wird die Kompetenzmatrix aufgerufen und individuell kommentiert. So schaffen wir Transparenz und reduzieren gleichzeitig die Aufwände für Transkription von sonst anderswo dokumentierten Gesprächsnotizen. Alle Angaben und Entscheidungen werden unmittelbar erfasst und digital gespeichert. Nach Abschluss des Gesprächs erhalten die*der betroffene Mitarbeiter*in und die Verwaltung das digitale Protokoll. Resultierende Aufgaben in der Verwaltung können so direkt angestoßen werden.

Kreise der Entscheider*innen und Prozessverantwortlichen

Bisher haben die jährlichen Mitarbeitendengespräche Personen aus dem Team (z.B. Projektleiter) zusammen mit jemandem aus der Geschäftsleitung geführt und die Entscheidung lag dann allein bei der Geschäftsleitung. Diese Vorgehensweise wird durch den Einsatz von zwei neuen Rollen, den Entscheider:innen und den Prozessverantwortlichen ersetzt. Beide sind jeweils in einem eigenen Kreis organisiert und stimmen sich zu bestimmten Themen kreisübergreifend ab. Im Kern geht es uns darum, dass die Entscheidungen Personen treffen, die die Teams und die Arbeit der Einzelnen besser einschätzen können.

Die Personen des betreffenden Kreises können sich in ihrer Rolle auf ihre jeweiligen Aufgabe fokussieren und die Verantwortung ist der Bezeichnung der Kreise entsprechend nach “Entscheidung” und “Prozess” verteilt. Die Mitglieder der Kreise sind per Mandat von der Geschäftsleitung damit beauftragt, sich in ihren Rollen um den Gehaltsprozess zu kümmern:

Zudem erarbeiten die Prozessverantwortlichen zusammen mit den Entscheider*innen jährlich einen Vorschlag für die Verwendung des von der Geschäftsleitung festgelegten Gehaltsbudgets (Progressionen, Höhe der Anpassung der Komponenten, etc.).

Zahlen - Wie entwickelt sich das Gehalt weiter?

Von der Höhe des Gehaltsbudgets hängt ab, inwieweit die verschiedenen Komponenten bedient werden und wie sich das Gehalt weiterentwickeln wird. Jedes der Profile in der Kompetenzmatrix hat ein bestimmtes festgelegtes Einstiegsgehalt. Das Gesamtgehalt setzt sich aus den zuvor erläuterten Komponenten Basis-, Professions- und Profil-Komponente zusammen. Basis- und Professions-Komponente werden unter Berücksichtigung wirtschaftlicher Entwicklungen bzw. marktüblicher Gehälter angepasst. Die Profil-Komponente verändert sich individuell nach Profilzugehörigkeit mit einer entsprechenden Progression. Eine allgemeine Regel bei Gehaltsanpassungen der drei Komponenten ist in wirtschaftlich herausfordernden Zeiten: Gehaltsentwicklung aller steht vor Gehaltsentwicklung Einzelner oder Gruppen und die Anpassung der Basiskomponente hat Vorrang vor anderen Gehaltsentwicklungen.

To be continued …

Alle Zutaten unseres neuen Gehaltsmodells sind erarbeitet, vorgestellt und werden nun nach und nach umgesetzt: Was auf dem Papier klar ist, muss jetzt in die Praxis überführt werden. Die Migration in unser neues Modell steht an!

In 2023 werden zunächst die Software-Entwickelnden als zahlenmäßig größte Profession migriert werden. Danach folgen alle anderen Kolleg*innen mit ihrer jeweiligen Profession. Das bedeutet, für jede*n Mitarbeitende*n findet in einem Gespräch zunächst die Verortung nach Kriterien statt. Erst wenn alle Gespräche professionsübergreifend geführt worden sind, dann werden die Gehälter angepasst. Wie die Migration in das neue Gehaltsmodell tatsächlich funktioniert hat und was wir daraus gelernt haben, das werden wir vielleicht in einem zukünftigen Blog Beitrag erzählen!

Bei Interesse hört gerne in die Podcastfolge “Wie werden Gehälter eigentlich gerecht, Christina und Jörn?” rein. Für diese Folge hat sich Podcast-Host Markus Unger mit Jörn Grapp und Christina Drees aus der Gehaltsgruppe über den Prozess und Release unseres neuen Gehaltsmodells bei neuland unterhalten.
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