Vom Büroloft zur Party-Location - in 4 Stunden

Unsere 5 Top-Tipps

Tipp 1 - Outsourcing

Sobald ihr mit mehr als 50 Leuten feiern wollt, lohnt es sich, das Geschirr und Besteck zu leihen. Besser noch, ihr leiht gleich Tische, Stühle und Tischdecken mit aus. Dann müsst ihr zwar noch auf- und abbauen, aber nichts sauber machen. Alles dreckig in die dafür vorgesehenen Behälter packen und abholen lassen.

Tipp 2 - Wiederverwenden. Upcycling. Oder gleich verschenken.

Dekorationsartikel lassen sich nur bedingt wiederverwenden, aber in Teilen geht das natürlich. Mittlerweile haben wir einen großen Fundus an Weihnachtskugeln, Vasen, Teelichtern, Lichterketten und ähnlichen Artikeln, aber wir kaufen jedes Jahr immer wieder etwas Neues dazu.

Einmal angezündete Kerzen, die schon ein Stück heruntergebrannt sind, sehen einfach nicht mehr schön aus. Und meistens passt auch die Kerzenfarbe nicht zum aktuellen Motto. Also lieber gleich direkt nach der Weihnachtsfeier verschenken. Ebenso wie z. B. Blumen und Grünzeug.

Bei uns können sich außerdem alle Kolleg*innen Dekoartikel für ihre Party oder ihre Weihnachtsdeko zu Hause ausleihen.

Tipp 3 - Zeitmanagement und Rechnen gehören zusammen

Je mehr Personen bzw. Tischfläche, desto mehr Deko benötigt man? Das ist nur bedingt richtig. Mittlerweile sind wir um die 100 Personen bei unserer Weihnachtsfeier. Da frisst allein der Aufbau der Tische und Stühle und deren Platzierung viel Zeit. Deshalb sollte die Deko möglichst unkompliziert sein. Aber da muss jeder wahrscheinlich ein paar eigene Erfahrungen machen.

Z.B. haben wir zur Weihnachtsfeier 2012 Rentiere aus Draht selber geknotet. Bei einer Tischlänge von 15 Metern brauchten wir 13 Rentiere, damit sie überhaupt zur Geltung kamen. Das Knoten benötigte im Schnitt 20min/Stück, so dass wir allein damit 4,5 Stunden beschäftigt waren. Viel zu lang. Aber der Effekt war einfach super und viele erinnern sich heute noch an die Rentiere.

Wichtig ist, dass ihr alles, was ihr macht, auf die Größe der Veranstaltung hochrechnet. Und ich meine tatsächlich ausrechnen. Wie lange dauert es z.B., einen Tisch aufzubauen und im Raum auszurichten, Tischdecke drauf, Stühle drum herum platzieren, Teller, Besteck, Gläser und Servietten verteilen, Tisch dekorieren? Das muss man dann auf die benötigte Anzahl hochrechnen. Bei uns hat es sich bewährt, immer einen Beispieltisch vorzubereiten, an dem sich dann alle orientieren können. So kann man mit vielen Leuten gleichzeitig arbeiten. Da ja alles zu einem festen Zeitpunkt fertig sein muss, verhindert man so, dass man in Zeitnot gerät.

Tipp 4 - Planung und Improvisation

Kennt die Eckdaten eurer Veranstaltung, damit ihr keine großen Überraschungen erlebt. Wo findet sie statt? Wie viel Platz ist da? Ist es weitläufig oder eher eng? Hohe oder niedrige Wände? Was für ein Essen gibt es und wie wird es serviert? Gibt es Gänge, die besonders viel Platz auf den Tischen benötigen? Braucht man Büffettische? Wo stehen die Getränke? Wie viele Gäste kommen? Feste Plätze oder freie Platzwahl? Ab wann kann aufgebaut werden? Wann wird abgebaut? Wer hilft wobei? Und am Ende stellt euch darauf ein, dass auch immer improvisiert werden muss, weil nie alles genau so klappt, wie ihr es geplant habt.

Alle ToDos sammeln wir auf Karten in einem Trello-Board. Für die Berechnung und Planung nutzen wir Google-Sheets.

Tipp 5 - Der Begeisterungsfaktor

Bei der Deko für eine Weihnachtsfeier gibt es zum einen Dekoartikel, wie z.B. Kugeln und Kerzen, die für jeden normal sind und die auch jeder irgendwie bei einem solchen Anlass erwartet. Aber was eine Deko letztendlich ausmacht, ist der eine Hingucker. Hierbei ist nicht die Größe entscheidend, sondern es muss etwas Spezielles sein oder einen schönen Effekt auslösen. Also sowas wie: selbstgebastelte Rentiere aus Draht oder Ästen, Sterne aus dem Papier der Kataloge unserer Kunden, umgedrehte Vasen als Kerzenständer mit Winterlandschaft oder viele große leuchtende Sterne, die von der Decke herunterhängen und den Raum in ein wunderschönes Licht tauchen. Am Ende geht es ja darum, dass sich alle wohlfühlen und einen schönen Abend genießen.

Inspiration

Und hier nun einige Bilder aus den letzten Jahren, die schön zeigen, wie sich die Weihnachtsfeier bei neuland über die Jahre entwickelt hat.

Nach welchen Prinzipien handeln wir bzw. was sind die Akzeptanzkriterien?

• Die Deko soll festlich aussehen und unsere Räumlichkeiten in eine weihnachtliche, festliche Stimmung tauchen.
• Wir kaufen kein Deko-Gesamtpaket.
• Die Deko ist jedes Jahr anders. Manchmal werden einzelne Elemente weiterverwendet.
• Es gibt kein festes Budget für die Deko. Wir versuchen die Kosten so gering wie möglich zu halten, gehen aber nicht jeden Kompromiss ein.
• Und am wichtigsten ist: Sie muss uns gefallen.

Wie gehen wir vor?

Irgendwann im September/Oktober taucht das Thema Weihnachtsfeier bei neuland auf. Ab dem Zeitpunkt habe ich das Gefühl, dass, wann immer mir Dekorationen, meistens in Form von Bildern, über den Weg laufen, ich sie kategorisiere: weihnachtsfeiertauglich und interessant oder eben nicht. Notizen mache ich mir da noch nicht.
Ungefähr sechs Wochen vor der Weihnachtsfeier besprechen meine Kollegin Maike und ich das erste Mal im laufenden Jahr das Thema Weihnachtsfeier. Erste Deko-Ideen werden dann schon geteilt und bewertet. Zum Glück sind wir beide uns meist schnell einig, was uns gefällt und was machbar ist. Das ist viel wert, denn Diskussionen um den persönlichen Geschmack sind anstrengend und verlangsamen den Entscheidungsprozess nicht unerheblich. Kompromisse lassen sich da irgendwie schwer eingehen.

Möbel und Co. reservieren

Aber zuerst steht die Vorbestellung von Mobiliar (Tische und Stühle), Tischdecken, Tellern, Gläsern und Besteck bei einem externen Dienstleister an. Diese müssen frühzeitig vorbestellt werden, da sie in der Zeit der Weihnachtsfeiern ein knappes Gut sind.

In die Deko-Planung einsteigen

Ist das erledigt, kümmern wir uns um die Deko. In diesem Jahr haben wir uns wieder dafür entschieden, fünf lange Tafeln zu machen. Für die Deko auf dem Tisch heißt das, dass diese nur in der Tischmitte stehen kann und nicht zu ausladend sein darf, damit genügend Platz für große und kleine Schüsseln, Teller, Besteck und Gläser bleibt.
Ausgangspunkt für die Deko ist meist ein Foto eines gedeckten Tisches, zu dem wir dann weiter recherchieren. Insbesondere bei Pinterest findet man eigentlich immer etwas, und so gelangt man dann recht schnell zu einer Grundidee: In diesem Jahr sollte die Deko reduzierter sein, mit dem ein oder anderen Akzent im Raum selbst. Dafür wollten wir diesmal ein bisschen mehr auf unseren Fundus zurückgreifen.

Detail-Planung

Alles, was wir zusätzlich an Dekomaterial benötigen, tragen wir in ein Google-Doc ein, damit wir die Bezugsquelle, die benötigte Anzahl und den Preis an einer Stelle gesammelt haben. Dann wird alles bestellt und trudelt nach und nach bei uns ein.
In der Woche der Weihnachtsfeier schauen wir uns alles nochmal an und machen ein paar Testläufe. Und dann ist er da, der Tag der Weihnachtsfeier, und wir starten mit den Umbaumaßnahmen, um unser Loft in eine Party-Location zu verwandeln. Alle Aufgaben in den Wochen vor der Party, am Party-Tag selbst und am Tag nach der Party erfassen wir in einem Trello-Board. So wissen wir, welche Aufgaben wann und mit welcher Priorität abgearbeitet werden müssen.

Fazit

Es macht Spaß, eine Deko-Idee zu entwickeln, aber je größer die Feier wird, umso mehr muss man sich darauf einstellen, dass nicht alles wie geplant funktioniert. Man sucht dann nach Alternativen, verwendet Elemente anders oder lässt sie ganz weg. Aber das ist überhaupt nicht schlimm, da ja die Feiernden die Planung nicht kennen und das, was nicht da ist, auch nicht vermissen werden. Und wenn man erstmal im Deko-Flow ist, dann entstehen oft viel schönere Arrangements, als man sie vorher geplant hat. 😀