Bei neuland arbeiten wir in selbstorganisierten Kreisen und Gruppen. In einigen davon verwenden wir Trello - als klassisches To Do-Board, als Wissens-Sammlung oder für eine zeitliche Übersicht. Einige Beispiele und Tipps stelle ich euch hier vor.
Trello ist ein web-basiertes Projektmanagement Tool. Aufgaben können flexibel und einfach über ein visuelles Board organisiert werden. Seit 2017 gehört es zum Unternehmen Atlassian. Es ist deutlich leichtgewichtiger als das JIRA, mit dem wir in vielen Kundenprojekten arbeiten.
Warum ich Trello gerne nutze
Bereits vor meiner Zeit bei neuland habe ich immer mal wieder mit Trello gearbeitet. Das waren oftmals kleine, temporäre Projekte. Erst bei neuland habe ich Trello auch als dauerhaftes Tool für Aufgaben und Wissen für mich entdeckt.
Schnelle Einrichtung
Ein neues Trello-Board ist mit drei Klicks angelegt. Man kann unkompliziert das Listen-Design erstellen, das man gerade benötigt. Neue Listen und Karten sind schnell eingetragen, und wichtig: auch wieder archiviert. Auch das Verschieben der Karten funktioniert intuitiv und bedarf keiner Erklärung.
Einfacher Zugang
Für den Zugang zum Board benötigt man zwar eine Einladung, diese ist aber per Mail oder Link schnell verschickt. Man braucht keine Benutzeraccounts und Passwörter anlegen. Jede Kollegin kann direkt mit dem Board arbeiten.
Es gibt die Möglichkeit, bei privaten Trello-Boards auch Mitgliederrechte für Kommentare und Ansichten einzustellen. Boards können auch Teams zugeordnet werden, sodass sie für das entsprechende Team direkt sichtbar sind, ohne separate Einladung. Für unsere Anwendungsfälle benötigen wir das aber nicht. Ich arbeite eigentlich nur mit privaten Boards und Einladungslink.
Kein Schnickschnack
Die Basis-Features reichen für den Einsatz bei uns meistens aus. Wir nutzen Listen als Spalten und Karten für Aufgaben. Oftmals arbeiten wir sogar nur mit dem Kartentitel. Bearbeitende können leicht einer Karte zugewiesen werden. Weitere einfache und intuitive Funktionen sind Fristen für Aufgaben Eintragen, Fotos und Links auf einer Karte Hinterlegen oder Checklisten als Art Unteraufgaben Anlegen. Ich nutze gerne auch Labels, um Aufgaben zu Gruppen zusammenfassen und danach filtern zu können.
Drei gute Gründe, um Trello in den selbstorganisierten Kreisen zu nutzen, was aber kein Muss ist.
Jede Gruppe kann sich ihr Trello-Board aufsetzen, wie sie es benötigt. Man muss weder auf Genehmigungen warten noch Zugänge beantragen, Workflows anpassen lassen oder ist gezwungen, Workflows anderer Projekte nutzen. Der Zugang ist für jede ohne Weiteres möglich.
Was Trello nicht kann
Das Board ist lebendig und verändert sich ständig, es zeigt immer den aktuellen Stand. Es eignet sich daher nicht gut für die Dokumentation von Entscheidungen.
Wie Trello bei neuland genutzt wird
Planung für den Fachtag
Für die Organisation des Fachtages arbeiten wir seit zwei Jahren mit einem Trello-Board. Wir sammeln hier alle Aufgaben. Da diese sich jedes Jahr ähneln, kopieren wir das Board aus dem Vorjahr und verteilen die fertigen Aufgaben wieder auf die Spalten. Die Listen ändern sich im Laufe der Planungsphase. Wir starten mit den Spalten Zu klären, To Do, Doing, To Do Vorwoche, To Do Vortag, To Do am Tag selbst, Done und Nachbereitung. Kurz vor der Veranstaltung kommen dann Spalten für jeden Tag der Fachtags-Woche dazu, die Liste "To Do" löst sich damit dann auf. Jede Spalte, die wir nicht mehr brauchen, wird direkt entfernt. Wir versuchen, die Aufgaben möglichst klein zu halten und den Titel so zu formulieren, dass dieser bereits alle Infos enthält und man nur für Details auf den Karteninhalt schauen muss. 
Sammlung von Übungen und Methoden für Retrospektiven
Die Gilde der Agilen Coaches bietet unter anderem die Moderation von Retrospektiven an. Angefangen hat das Board als Ideen-Sammlung und Überblick, welche Übungen in welchen Teams bereits genutzt wurden. Inzwischen sammeln wir hier mit einigen Kolleginnen neue Übungen und Quellen. Die Listen orientieren sich an den einzelnen Phasen der Retrospektive.
Überblick der Bedarfe in der Projekte- und Personenrunde
Alle vier Wochen treffen sich die Teamverantwortlichen mit der Unternehmensleitung und besprechen sich zu aktuellen Entwicklungen beim Kunden, aber vor allem zu den Themen freie Stellen, Wechselwünsche und neue Mitarbeitende. Auch hierfür nutzen wir ein Trello-Board. Es hat lediglich die Spalten Kandidaten, Bedarfe und Entscheidungen. Vor dem Meeting pflegen alle Teams ihre Infos in das Board ein, und während des Meetings wird die Spalte Entscheidungen befüllt. Ein Screenshot des Boards dient als Dokumentation und Info für alle Kolleginnen, die nicht teilnehmen konnten. Ein Screenshot der Spalte "Bedarfe" wird genutzt, um alle neuländerinnen über den aktuellen Stand im Anschluss an das Meeting zu informieren. Da hier sensible und personenbezogene Daten enthalten sind, haben nur die Teilnehmenden der Projekte- und Personenrunde Zugang zu dem Board.
Redaktionsplanung für den Blog
Seit einigen Wochen gibt es zur Koordination von Inhalten für den Blog, aber auch für Vorträge bei Meetups und auf Konferenzen die Gruppe neuland-Redaktion. Zur besseren Übersicht, welche Blogartikel gerade in Arbeit oder bereit zur Veröffentlichung sind, dient das Board. Hier orientiert sich auch das Social Media-Team für seine Planungen zur Veröffentlichung auf Twitter, Facebook und Xing. 
Übersicht über Konferenzen
Abseits der typischen Konferenzen entdecken wir immer wieder neue Events. Meisten stoßen wir zufällig auf sie. Damit auch andere davon profitieren, sammeln wir diese in einem Board als Jahresübersicht. Das Filtern nach unterschiedlichen Schwerpunkten wie Agiles, E-Commerce oder New Work ist möglich. Man sieht direkt, welche Kolleginnen sich für welches Event angemeldet haben. Die Listen lasse ich mir bei dem Board untereinander anzeigen, so sieht man das ganze Jahr auf einen Blick. Das ist über ein Add-On möglich (Tipps weiter unten). 
Aufbau unseres neuen Standortes Kiel
Seit dreizehn Jahren ist neuland in Bremen verwurzelt. Durch den Umzug eines Kollegen nach Kiel entstand das Experiment "Beiboot Kiel". Auf dem Board sammeln wir Aufgaben für den Aufbau des neuen Standortes und sind so über die beiden Orte immer auf dem aktuellen Stand.
Projekte mit Video-Equipment
Über die letzten Monate hat sich einiges an Video-Equipment bei uns angesammelt. Ob für die Aufzeichnung der UFDs, der Vorträge der neuland.conf oder für die Video-Aufnahmen beim Fachtag. Weitere Projekte und auch die Ausleihe werden über das Board organisiert.
Praktikum im Projektmanagement
Im Oktober war eine Abiturientin bei uns, um in den Bereich Projektmanagement reinzuschnuppern. Meine Kollegin Christina hatte im Vorfeld Aufgaben gesammelt und die Teilnahme an Terminen in verschiedenen Teams organisiert, sodass Lena einen möglichst vielfältigen Eindruck bekommen konnte. Für den besseren Überblick gab es dafür ein eigenes Board. Da Praktikantinnen nicht immer eine eigene E-Mail-Adresse und darüber Zugang zu allen neuland-Tools erhalten, ein guter Workaround, um gemeinsam mit einem Tool zu arbeiten.
Auch privat kann man Trello einsetzen, ob für Personal Kanban-Boards, Anschaffungen für die gemeinsame Wohnung oder zur Planung von kleinen Projekten wie Hausautomatisierung.
Tipps
Add-Ons für Chrome
Ich nutze im Browser Chrome einige Add-Ons, mit denen die Grundfunktionen von Trello erweitert werden. So erhalte ich direkt in der Board-Übersicht mehr Infos zu den Karten.
- Anzeige der Anzahl an Karten in den einzelnen Spalten: Original Card Counter for Trello
- Anzeige des Labelnamen direkt auf der Karte (sonst nur als Farbe sichtbar): Trelabels for Trello
- Anzeige der nächsten Schritte (z.B. der Checklisten): Next Steps for Trello
- Listen untereinander anordnen: List Layouts for Trello
- Filtern nach Spaltentiteln (für Boards mit sehr vielen Spalten): Trellists: Trello Lists Master
- direktes Öffnen eines Links im Titel: GTD: Trello Card Links
- Filtern nach Label: Filter by Trello Label
- Kalender: Planyway: Kalender und Zeitleiste für Trello
Weitere Add-Ons
- Anzeige der Karten-Historie: Trello Card History
- Highlighten der typischen Kanban-Spalten (Definition über die Einstellungen): List Highlighter for Trello
- Scrum - Schätzwerte oder benötigte Zeit eintragen, Spaltensummen bilden Scrum for Trello
- Diverse Trello-Hacks wie einfaches Markup, Prioritäten, Hashtags, Kartennummern, Schätzwerte, Gruppen (ähnlich wie Epics in JIRA) Pro for Trello
Power-Ups
Innerhalb von Trello kann man die Boards durch diverse Power-Ups mit weiteren Funktionen ausstatten. Es ist zum Beispiel eine Anbindung an Slack, Google Drive oder JIRA möglich. Im Gegensatz zu den Add-Ons, die jede Userin für sich integrieren muss, beziehen sich die Power-Ups auf das Board und sind für alle Nutzenden verfügbar. Man kann auch eigene Power-Ups entwickeln. Ein Power-Up pro Board ist kostenlos pro Team.
